Prvý AI use case: bez vlastníka vo vedení neuspeje ani ten najlepší.

Ktorý proces vybrať ako prvý, je až druhá otázka. Prvá znie: kto bude za use case zodpovedať vo vedení firmy. Bez takého vlastníka neuspeje ani dobre vybraný use case. Nikto nebude mať právomoc zmeniť spôsob práce, na ktorom AI stojí, a projekt sa zastaví pri prvom odpore iného oddelenia. Keď vlastníka máte, rozhodnite, čo má prvý use case dokázať: získať tím, ukázať úsporu, alebo zarobiť. Až potom vyberajte konkrétny proces. Pomôže vám päť otázok nižšie.

Prečo je vlastník dôležitejší než výber procesu?

Lebo AI mení spôsob práce a ten môže zmeniť len niekto, koho na to firma poverila. Pozícia v organizačnej štruktúre nestačí.

Z vlastnej skúsenosti viem, že AI projekt môže viesť manažér vysoko postavený vo firme, a aj tak nemá šancu. Firmu menovať nebudem. Rozhodlo to, že nemal od vedenia legitimitu. Keď za projektom nestojí vedenie, je v zásade jedno, aký bude prvý use case.

Legitimita tu znamená, že vedenie človeka výslovne poverilo a stojí za ním aj vtedy, keď treba zmeniť zaužívaný postup v inom oddelení.

Podobný obraz dávajú aj veľké prieskumy. McKinsey sa v júli 2024 pýtal takmer 1 500 respondentov zo 101 krajín, ako ich firmy AI zavádzajú. Medzi prvkami, ktoré najviac súviseli s vyšším prínosom generatívnej AI pre hospodársky výsledok, bolo to, či dohľad nad AI má na starosti priamo generálny riaditeľ. Takto to uviedlo len 28 % respondentov z firiem, ktoré AI používajú. Ide o výpovede manažérov a o súvislosť, nie o dôkaz príčiny. Smer je však rovnaký, aký vidím v praxi.

BCG sa v roku 2024 pýtal 1 000 vrcholových manažérov z 59 krajín. Hmatateľnú hodnotu z AI zatiaľ nevidí 74 % firiem. Tie, ktorým sa darí, dávajú 10 % zdrojov do algoritmov, 20 % do technológií a dát a 70 % do ľudí a procesov. Tých 70 % je práca, ktorú za vedenie nikto iný neurobí.

Aký typ use casu vyberáte?

Use casy, ktoré firmy zvažujú ako prvé, sú zvyčajne dvojaké. Každý presvedčí niekoho iného.

Prvý typ vytvára wow efekt na nižšej, výkonnej úrovni. Ľuďom, ktorí s AI budú pracovať, ukáže, že im naozaj pomôže, a získa tím. Druhý typ priamo ukazuje, koľko peňazí alebo času sa ušetrilo. Najsilnejšie však nie sú use casy, ktoré šetria, ale tie, ktoré zarábajú. Sú to tie, ktoré sa dostanú na začiatok rozhodovania o produkte alebo službe a o tom, akú hodnotu prinesú zákazníkovi.

V developmente môže byť takým use casom efektivita predajnej plochy: koľko z hrubej podlažnej plochy, ktorú postavíte, napokon predáte alebo prenajmete. Rozhoduje sa o nej na začiatku projektu, pri prvých variantoch dispozícií, a každé percento navyše sa prejaví v tržbách celého projektu. Úsporový use case skráti prácu nad projektom. Tento zmení to, čo predávate.

Prvý use case nemusí byť ten, ktorý zarába. Úspora s jasným číslom obháji rozpočet a wow efekt pomôže získať ľudí. Dôležité je vedieť, ktorý typ vyberáte a čo od neho čakáte, a s ďalšími projektmi sa posúvať bližšie k rozhodnutiam o produkte.

Prečo firmy vyberajú príliš malé use casy?

Väčšina firiem sa k AI stavia ako k aktuálnej novinke, bez toho, aby poznala, čo AI ako taká dokáže. Odhadujem, že deväť z desiatich ľudí odvodzuje, akú hodnotu AI prinesie, od toho, ako ju sami bežne používajú: ako Google rozšírený o chatbota.

Bežné používanie je pritom rozšírené. Podľa prieskumu Microsoftu a LinkedInu z mája 2024 (31 000 ľudí v 31 krajinách) používajú AI v práci traja zo štyroch znalostných pracovníkov a 78 % z nich si nosí vlastné nástroje. V tom istom prieskume 60 % lídrov priznáva obavu, že ich firme chýba vízia a plán, ako AI zaviesť. Microsoft AI nástroje sám predáva, čísla preto berte ako smer.

Kto pozná AI len z okna chatu, hľadá use casy, ktoré sa do chatu zmestia: napísať e-mail, zhrnúť dokument, preložiť text. Use case na začiatku rozhodovania o produkte ho nenapadne, lebo netuší, že AI dokáže prečítať celú projektovú dokumentáciu alebo porovnať viacero variantov naraz. Preto pred výberom ukážte vedeniu, čo AI robí mimo chatu, na vlastných dokumentoch firmy. Kde vaša firma dnes je, si môžete overiť testom v AI Playbooku pre real estate.

Päť otázok pre každý use case, ktorý zvažujete

Keď máte vlastníka a viete, aký typ hľadáte, porovnajte kandidátov piatimi otázkami. V treťom stĺpci je varovný signál, podľa ktorého spoznáte, že odpoveď je zatiaľ nie.

Kandidát bez vlastníka vo vedení vypadáva prvý, bez ohľadu na to, aký veľký má dopad. Zo zvyšných vyberte ten, ktorý má najviac odpovedí áno. Ak má veľký dopad, ale chýbajú mu dokumenty, nie je to zlý kandidát. Je to druhý projekt, ktorý treba najprv pripraviť.

Tri prípady z praxe

Tri prípady z mapy AI use casov ukazujú, čo mali prvé fungujúce procesy spoločné.

Všetky tri patria medzi use casy, ktoré šetria, a majú rovnaké znaky: opakovaný proces nad dokumentmi alebo dátami, ktoré už existovali, jedno číslo, na ktorom sa dal zmerať rozdiel, a človeka, ktorý výstup kontroluje. Celý postup pri výkaze výmer opisuje prípadová štúdia.

Keď sa pilot rozšíri, proces treba odovzdať tímu tak, aby bežal bez externého dodávateľa. Proces, ktorý potrebuje konzultanta navždy, zavedený nie je.

Čo to znamená pre slovenské a české firmy

V mnohých slovenských a českých firmách v real estate sedí majiteľ priamo vo vedení. Vlastník s legitimitou je tu teda bližšie než v korporácii s niekoľkými úrovňami manažmentu. Treba ho však pre AI projekt naozaj získať, nie ho len informovať.

Na začiatku nemusí byť veľký projekt na dáta. Často stačí zjednotiť pár šablón a jedno úložisko. A nezačínajte celou firmou. Začnite piatimi ľuďmi, ktorí s procesom pracujú každý deň, a sprevádzajte ich niekoľko mesiacov. Keď kolega z vedľajšej kancelárie povie, že mu to ušetrilo deň, presvedčí viac než ktorýkoľvek dodávateľ.

Kedy výber zlyhá

• Vlastník nemá legitimitu. Projekt vedie niekto vysoko postavený, ale vedenie za ním nestojí. Pri prvej zmene v inom oddelení sa zastaví.
• Každé oddelenie si vyberie svoj use case. Každé si zautomatizuje svoj kúsok a medzi nimi sa prepisuje ďalej.
• Vlastníkom je IT. IT vie spustiť nástroj. Zmeniť spôsob práce v rozpočte alebo na predaji musí niekto, kto tam má slovo.
• Use case ostane pri wow efekte. Ľudí nadchne, ale nikto nezmeral, čo priniesol, a pri ďalšom rozpočte ho nemá kto obhájiť.
• Proces stojí na zlých dátach. Zlé dáta v CRM dajú horšie rozhodnutie, než by urobil obchodník podľa dojmu.

Rámec vám ukáže, na čo sa pýtať a ako kandidátov porovnať. Ktorý proces je ten pravý vo vašej firme, z neho nevyčítate. Závisí to od vašich ľudí, dát a od toho, kto vo vedení za AI naozaj zodpovedá.

Záver

Prvý AI use case nestojí na nástroji ani na procese, ale na človeku vo vedení, ktorý zaň zodpovedá. Keď ho máte, vedzte, čo má use case dokázať: nadchnúť tím, ušetriť, alebo zarobiť. Najviac prinesú tie, ktoré sa dostanú na začiatok rozhodovania o vašom produkte.